Логистические компании сталкиваются с серьезными барьерами при переходе на электронный документооборот. Некоторые отраслевые документы – транспортная накладная, товарно-транспортная накладная и путевой лист, до сих пор не подпадают под понятие электронного формализованного документа. Другой проблемой является то, что переход на ЭДО для небольших логистических компаний связан с дополнительными затратами, заявил в комментарии руководитель проектов в «Контуре» Владимир Порохонько.
Ранее сервис «МойСклад» и оператор фискальных данных OFD.ru провели опрос, который показал, что полностью к переходу на ЭДО готовы только 3,8% российских компаний. При этом 26,8% компаний работают только с физическими документами. Еще 20,3% компаний используют ЭДО, но бумажные документы у них по-прежнему остаются. По словам Порохонько, некоторые организации уже сейчас понимают выгоду от цифровизации и переводят основную часть документов в электронный формат. – Здесь работает правило «80 на 20»: 20% компаний формируют 80% трафика. Активные участники рынка знают про электронный документооборот и пробуют применять его в своих бизнес-процессах. Ожидаем, в ближайшие несколько лет тенденция закрепится, и большая часть логистических организаций переведет отраслевые документы в ЭДО, – уточнил эксперт.
Руководитель по взаимодействию с инфраструктурными и отраслевыми организациями ГК «Деловые Линии» Евгений Уткин добавил, что для многих компаний бумажные документы кажутся надежнее. Также существуют сомнения в юридической значимости ЭДО, опасения ошибок программ и электронных каналов связи. А кроме того необходимость интеграции с 1С требует дополнительных затрат. – В транспортно-логистической отрасли тормозит развитие ЭДО отсутствие законодательно закрепленных правил, форм документов, системы хранения и обмена данными и алгоритма движения электронных документов между всеми участниками грузоперевозки, – сказал Уткин. По его словам, ГК «Деловые Линии» работают с контрагентами по ЭДО с 2018 года. Но нужно учитывать, что много времени уходит на подготовку документов, так как у каждой организации есть свои правила оформления бухгалтерской документации. Соответственно, одной из сторон приходится подстраиваться, корректировать документы под требования партнера. Уткин добавил, что переход на ЭДО – это вопрос отдельно взятой компании. Каждая организация сама для себя решает, как ей удобнее взаимодействовать с контрагентами. А в тренде нарастающей цифровизации все больше компаний будут рассматривать ЭДО как вариант оптимизации издержек.
По словам господина Уткина, ежедневно от контрагентов поступает примерно от 20 до 80 запросов на подключение к системе ЭДО. Учитывая, что тренды на цифровизацию и экологичность набирают обороты, можно прогнозировать 2023 год. Скорее всего, именно этот год станет обязательным по переходу на работу с электронной транспортной накладной и путевым листом.
Директор по глобальной операционной деятельности Atos в России Яна Шабанова уточнила, что переход на ЭДО тормозит недостаточно детализированное законодательство. Сотрудники компаний не могут понять, какие виды документов можно перевести в ЭДО и каким образом их необходимо хранить. – Другая проблема – непонимание сроков действия электронной подписи как квалифицированной, так и неквалифицированной в документах, а также срок действия самого подписанного электронной подписью документа, – сказала эксперт. Шабанова рассказала, что сегодня в Atos на ЭДО переведен только внешний документооборот. Это такие документы, как контракты с партнерами и заказчиками, дополнительные соглашения и счета. Это пятая часть всей документации компании. Эксперт уточнила, что 50% клиентов Atos готовы к переходу на ЭДО.
Руководитель службы взаиморасчетов ООО «Байкал-Сервис ТК» Сергей Поляев сказал, что перспективы у ЭДО большие, так как сейчас большинство клиентов хотят получать все документы в оцифрованном виде, а не только минимальный стандартный пакет из акта и счет-фактуры. Эксперт назвал среди проблем, с которыми сталкивается его компания в области ЭДО, несогласованность действий между операторами ЭДО. – Нет каких-то единых четких правил. Сейчас, например, мы столкнулись с тем, что оператор СБИС в одностороннем порядке отказывает нам в роуминге с клиентами. Это наша резервная система, и некоторым своим клиентам мы отправляем документы напрямую через СБИС. Но основной траффик идет через Диадок, и именно здесь у нас все доработки и надстройки, которые мы делаем применительно к основной системе, в том числе отправка расширенного пакета документов. СБИС же ставит нас перед непонятным выбором – или напрямую через нас отправляете документы и никому роуминг не включаем, или всем только через роуминг. Такой подход оператора к настройке траффика крайне не понятен, – подчеркну эксперт. Полявев уточнил, что сейчас около 40% документооборота компании переведено на ЭДО.
Руководитель логистического проекта Eride.ru. Александр Лебедев считает, что тормозит внедрение ЭДО в сфере логистики консервативность этого рынка. – Не все готовы разбираться в современных технологиях, если можно обойтись без них используя традиционные бумажные носители. В то же время некоторые компоненты технологии ЭДО, сертифицированные государством, работают с ошибками, что еще больше отталкивает консервативных пользователей. Лебедев добавил, что у систем ЭДО множество сфер применения и компонентов, которые работают нестабильно. Например, если брать систему маркировки «Честный знак», то сам продукт работает нестабильно. Некоторые разделы внезапно перестают работать. Техподдержка часто сама не знает решения проблем. Также можно привести в пример сервис регистрации деклараций соответствия – здесь часто возникают проблемы с подписями и их плагинами. При обновлении может перестать работать старый плагин Эксперт уточнил, что 10% документооборота в его компании переведен на ЭДО. Между тем менее 10% клиентов компании готовы использовать электронные документы.
Учредитель и директор по стратегическому развитию логистической компании NAWINIA Рустам Юлдашев объяснил, что проблемой перехода на ЭДО в сфере логистики является неготовность небольших перевозчиков к инвестициям в этот процесс. – Для многих компаний сложным представляется и приобретение электронной цифровой подписи. На сегодняшний день для получения ЭЦП необходимо собрать пакет документов и лично отправиться в удостоверяющий центр, а через год повторить всю процедуру. Важно отметить, что у компании не может быть единственной ЭЦП, например, у генерального директора. Ситуация, когда все сотрудники, участвующие в обмене документами по ЭДО, подписывают документы, используя ЭЦП генерального директора, недопустима и с точки зрения закона. Как следствие, бизнесу, который серьезно хочет выстроить свой электронный документооборот, необходимо обеспечить ЭЦП всех сотрудников, которые должны участвовать в подписании документов, – подчеркнул эксперт.
Директора по логистике компании «ЮниТранс» Артем Королев рассказал, что многие не видят смысла переходить в безбумажный формат, пока к этому не готова основная масса контрагентов и поставщиков. – И по нашим наблюдениям, первенство не всегда принадлежит международным корпорациям, как можно было бы предположить. Так, два наших крупных заказчика – международные компании одной отрасли, находятся на разных стадиях внедрения ЭДО, начальной и завершающей. Основным триггером к использованию ЭДО послужил переход сотрудников на удаленку вследствие распространения COVID-19 в 2020 году.
Напомним, Госдума 16 июня приняла в окончательном чтении законопроект об электронном документообороте в автомобильных грузоперевозках. Согласно нему, переход на ЭДО в области автомобильных перевозок официально начинается с 1-го января 2022 года. В документе основное внимание уделено требованиям к операторам информационных систем, силами которых планируется осуществлять оформление и сопровождение электронных документов, а также определено взаимодействие операторов с органами государственной власти.
Источник: Логирус
